1. Lire tout le dossier, pas seulement l'avis
L'avis publié résume le marché. Les règles qui comptent (critères, documents, format, date et heure limites, adresse de dépôt) sont dans le dossier complet : termes de référence, spécifications, formulaires et projet de contrat. Téléchargez-le depuis le lien officiel de l'avis.
2. Vérifier que vous êtes éligible
Contrôlez les conditions : pays d'enregistrement, chiffre d'affaires minimum, années d'expérience, références de marchés similaires, agréments, inscription obligatoire sur un portail fournisseur. Une offre d'une entreprise non éligible est écartée, même si elle est bonne.
3. Poser vos questions dans le délai prévu
La plupart des dossiers fixent une date limite pour les demandes d'éclaircissement, par écrit, à une adresse précise. Les réponses sont en général envoyées à tous les soumissionnaires. Après ce délai, l'acheteur n'est plus obligé de répondre.
4. Préparer l'offre technique
Répondez point par point aux termes de référence ou aux spécifications : méthodologie, plan de travail, équipe et CV des experts clés, références similaires, fiches techniques des produits. Suivez l'ordre et les formulaires du dossier : l'évaluateur doit retrouver chaque critère facilement.
5. Préparer l'offre financière
Utilisez le bordereau de prix du dossier, dans la devise demandée, en indiquant clairement ce qui est inclus (taxes, transport, assurance, livraison). Quand le dossier demande deux enveloppes, ne mettez jamais de prix dans l'offre technique.
6. Réunir les documents administratifs
Enregistrement de l'entreprise, attestations fiscales et sociales, déclarations signées, garanties éventuelles. Vérifiez les dates de validité et les signatures.
7. Déposer avant la date et l'heure limites
Respectez le canal indiqué : plateforme en ligne, e-mail dédié ou dépôt physique sous pli fermé. Tenez compte du fuseau horaire de l'acheteur et déposez tôt : une offre en retard est en général refusée sans être ouverte.
8. Garder la preuve et suivre le résultat
Conservez l'accusé de réception. Après l'attribution, vous pouvez souvent demander un retour sur votre offre : c'est le meilleur moyen de progresser pour le prochain marché.
Aujourd'hui, Humanitarian Tenders recense 1 102 appels d'offres ouverts, dont 401 appels d'offres (ITB), 313 manifestations d'intérêt (EOI), 49 demandes de prix (RFQ) et 43 demandes de propositions (RFP).
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour préparer une offre ?
Cela dépend du marché : quelques jours pour une demande de prix simple, souvent deux à six semaines pour un appel d'offres de travaux ou une proposition de consultance. La date limite est indiquée dans l'avis.
Faut-il être inscrit sur un portail pour répondre ?
Certains acheteurs l'exigent : par exemple, les agences de l'ONU publient beaucoup d'avis sur UNGM et peuvent demander une inscription. Le dossier précise si l'inscription est obligatoire.
Peut-on répondre en groupement avec d'autres entreprises ?
Souvent oui, si le dossier l'autorise (consortium ou co-traitance). Il fixe alors les règles : chef de file, accord de groupement, responsabilité de chaque membre.
Ces guides décrivent les pratiques les plus courantes. Chaque acheteur a ses propres règles : celles du dossier d'appel d'offres priment toujours.